Lange sagsbehandlingstider. Ansøgninger, der bliver væk. Og simple svar, der trækker ud i månedsvis. Altinget har været i kontakt med flere organisationer og fonde, som oplever et særdeles trægt samarbejde med Civilstyrelsen, der blandt andet står for at regulere og kontrollere private fonde.

Plums Fond for Fred, Økologi og Bæredygtighed er en af dem, og her har man de seneste fem år haft flere sager, der har været i berøring med Civilstyrelsen.

– Hver eneste gang måtte vi vente, vente og vente, bemærker sekretær Mille Rode.

Som da fonden i 2016 ansøgte om at sælge nogle af fondens værdipapirer, fordi man skulle finansiere renoveringen af et hus. Det tog 16-17 måneder at få svar.

– De smed vores ansøgning væk, så jeg måtte genfremsende den efter cirka et halvt år. De svarede ikke, når jeg rykkede for svar, og de overholdte ikke deres egne frister, siger Mille Rode.

Den faglige viden forsvandt

Civilstyrelsen, der ligger under Justitsministeriet, er 1. juni 2017 blevet udflyttet til Viborg. Styrelsen påbegyndte dog allerede sine første udflytningsaktiviteter i oktober 2015. Et svar til Folketingets Finansudvalg viser, at styrelsens sagsbehandlingstider er steget markant i den periode.

For eksempel er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på sager om fondes båndlagte midler steget fra 69 dage i de første otte måneder af 2015 til 121 dage i samme periode i 2017.

For fondssager er der tale om en stigning fra 136 til 200 dage, mens det for sager om værgemål er steget fra 56 til 120 dage.

Civilstyrelsens direktør, Nina Koch, bemærker, at stigningerne skal ses i lyset af, at huset, bortset fra hende selv og vicedirektøren, har måttet sige farvel til alle chefer og konsulenter.

– Det er særligt i dette lag, at styrelsen har haft sin hukommelse, faglige viden og erfaring. Vi gør alt, hvad vi kan på alle fronter, men ja, udflytningen koster, siger Nina Koch.

Desuden er kun en enkelt kontorfunktionær flyttet med til Viborg. Deres opgave er at sikre, at sagerne kommer rigtigt ind, og at de bliver rigtigt journaliseret og dirigeret hen til de mennesker, der skal behandle sagerne.

Startsted for nyuddannede

Erfaringen i Plums Fond for Fred, Økologi og Bæredygtighed er dog, at udflytningen ikke alene kan forklare styrelsens udfordringer. Det fungerede ikke godt før. Det fungerer ikke godt i dag.

– Nogle af de sager, hvor vi har spurgt om noget, har vi haft tre-fire forskellige sagsbehandlere på, fordi de hele tiden skifter folk ud. Og hver gang skal man så starte forfra med at forklare, hvad det handler om, fordi de nye ikke kender historikken, siger Mille Rode.

Nina Koch forklarer, at systemet i Civilstyrelsen er, at juristerne er unge turnusfuldmægtige, hvor langt de fleste kommer direkte fra eksamensbordet. De fuldmægtige er cirka halvandet til to år på et kontor, hvorefter de roterer til et nyt kontor.

– I et system hvor de fuldmægtige rokerer så meget, ligger den faglige hukommelse hos de chefer og souschefer, som alle sammen er udskiftet. Så det er klart, at vi er i en svær periode lige nu, siger Nina Koch.

På grund af udflytningen havde styrelsen per 1. juni 2017 blot otte fuldmægtige med mere end halvandet års anciennitet.